A “consulta prévia” é a primeira etapa do processo de registro e alteração, nem sempre obrigatória, na qual se obtém o parecer conjunto da prefeitura e da JUCEC. A consulta prévia é feita a partir do Portal de Serviços da JUCEC e é especulativa, ou seja, não obriga ao interessado a se formalizar. É uma pesquisa eletrônica antecipada que verifica:
a) Viabilidade de nome empresarial – identifica a existência de pessoas jurídicas constituídas com nomes idênticos ou semelhantes ao nome pesquisado. Esta pesquisa é feita nos bancos de dados dos órgãos de registro (Juntas Comerciais, Cartórios de Registro Civil de Pessoas Jurídicas ou OAB).
b) A possibilidade de exercício da(s) atividade(s) econômica(s) a ser(em) desenvolvida(s) pela Pessoa Jurídica no endereço escolhido. Essa pesquisa é feita no banco de dados da Prefeitura do Município onde a pessoa jurídica será instalada.
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A aprovação do endereço da pessoa jurídica e de atividades é condição essencial para obtenção do alvará de funcionamento. Assim, não se deve comprar ou alugar o imóvel destinado à atividade da pessoa jurídica antes de obter a aprovação da consulta prévia de viabilidade.
Como a consulta prévia é apenas especulativa, não gera a obrigação de se formalizar, o resultado sendo DEFERIDO assegura ao cidadão interessado o direito de concretizar o registro do estabelecimento em até 90 dias nas condições previstas no parecer. Este prazo corresponde ao mesmo prazo de reserva do nome empresarial. Observe que uma vez que os Microempresários Individuais (MEI) entrem pelo Portal do Empreendedor e não realizem inicialmente a consulta prévia, vão acabar não adquirindo esta segurança de poderem usar o mesmo endereço se o negócio crescer e precisar ampliar seu empreendimento para outra natureza jurídica.
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A “formalização” deste empreendimento acontece quando se submete os dados para registro dos órgãos competentes. Em termos práticos, pode-se dizer que se concretiza pela emissão do cartão do CNPJ. Nesta etapa a SEFIN recebe os dados pela REDESIM de forma eletrônica e os processa automaticamente. Desta forma, a Secretaria Municipal das Finanças está recebendo os dados cadastrais de todos órgãos de registro (Juntas Comerciais, Cartórios de Registro Civil de Pessoas Jurídicas ou OAB) e dos Microempresários Individuais (MEI) gerados pelo Portal do Empreendedor.
Isto posto, a SEFIN e os demais órgãos de registro e administrações tributárias parceiras da REDESIM fazem a segunda etapa do processo, com a coleta de dados, registros e inscrições.
A SEFIN não tem gerência sobre as respostas da consulta prévia (ou viabilidade de nome empresarial e locacional), nem sobre o “licenciamento”, etapa seguinte à formalização. No âmbito municipal estes dois momentos fazem parte do negócio da Secretaria de Urbanismos e Meio Ambiente - SEUMA. Eventuais questionamentos precisam ser levados a ela pelos canais próprios.